一般地稅局下設(shè)若干個稅務(wù)所，管理轄區(qū)范圍內(nèi)約上千甚至上萬個納稅戶。 在地稅局的日常工作中，會產(chǎn)生大量的文書檔案。這些檔案主要是各種機(jī)關(guān)文件、公文、批示等，需妥善保管，經(jīng)常查閱。

    地稅局管理的納稅戶在新成立、注銷等過程中會向稅務(wù)機(jī)關(guān)上交各種登記表等稅務(wù)檔案。這些檔案被稱為固定檔案。在日常工作中，經(jīng)常需要查閱這類檔案。 

    每個納稅戶，在每月的1至10日（或各地規(guī)定的其它時間），需要向稅務(wù)機(jī)關(guān)上報本月的經(jīng)營情況、各種稅的繳納情況、****的使用情況以及各類有關(guān)報表和文件。這些報表和文件就形成了稅務(wù)工作中所稱流動檔案。平均每個納稅戶每月會上交8張左右的此類檔案。以一萬個納稅戶計，每月會產(chǎn)生流動檔案多達(dá)十萬份以上。

    如此龐大的檔案量，給稅務(wù)機(jī)關(guān)的工作帶來了沉重的負(fù)擔(dān)。稅務(wù)工作者在每月繁重的征收工作結(jié)束后，還需要花大量的時間和精力去整理稅務(wù)檔案，每到年底，又需要將大量的檔案資料重新整理裝訂，耗費(fèi)了大量人力物力。龐大的檔案量，還占用了稅務(wù)機(jī)關(guān)大量辦公場地。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，納稅戶的增多，現(xiàn)有檔案保管場地將很快滿足不了需要。 

    龐大的檔案量，還給稅務(wù)檔案的查詢帶來了嚴(yán)重不便。按目前的情況，要查詢近年的檔案，需要花費(fèi)大量的人力物力和時間。 

地稅局檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)：

快速錄入文件 

地稅檔案的特點(diǎn)是數(shù)量大、幅面不同、厚薄不均、字跡深淺不一，因此對掃描設(shè)備的要求較高。我們采用高速掃描可確保大批量文檔的快速錄入，加上具有掃描質(zhì)量檢查和影像校正功能的批量掃描控制軟件，更能發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢，為系統(tǒng)投入的短期見效創(chuàng)造堅實的基礎(chǔ)。 

文檔影響聯(lián)網(wǎng)查詢 

傳統(tǒng)的稅務(wù)擋案完全由人工查詢，費(fèi)時費(fèi)力。要充分發(fā)揮電子影像的效率，必須有一個安全、方便、高效的查詢系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，輸入影像文檔的檢索條件：如企業(yè)稅務(wù)號、法人代表、企業(yè)名稱等。系統(tǒng)將會利用該條件去匹配文檔要素數(shù)據(jù)庫中的記錄，得到影像文檔索引指針，進(jìn)而從光盤上找到相應(yīng)的電子影像文件，并顯示在用戶的屏幕上。用戶根據(jù)自己的權(quán)限可選擇瀏覽、打印等操作。 

文檔長期存儲備份 

地務(wù)檔案的特殊性質(zhì)要求其存儲媒體同時具有生命周期長和調(diào)閱方便的特點(diǎn)。當(dāng)前流行電子影像管理系統(tǒng)中 普遍采用CD-R作為電子影像的存儲介質(zhì)。由于需要保存大量的影像文檔信息，因此應(yīng)選擇光盤庫(Jukebox)作為存儲設(shè)備，它可同時訪問多張光盤片，大大提高電子影像的存取速度。當(dāng)光盤數(shù)量超過光盤柜的容量時，系統(tǒng)只需要簡單地增加光盤柜以保持更多光盤的在線查詢，而對系統(tǒng)其它部分沒有絲毫影響。

系統(tǒng)的開放性

目前很多稅務(wù)局有自己的辦公自動化系統(tǒng)或公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。如果利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)對電子影像檔案庫的訪問，一方面可以更大限度地發(fā)揮電子影像系統(tǒng)的效益；另一方面也大大拓展了辦公系統(tǒng)的功能，從而加快信息的流轉(zhuǎn)，提高工作效率。DocStorage文檔管理系統(tǒng)所具有的良好的開放性能夠很好地滿足這種需求。系統(tǒng)提供了功能豐富的API，包括 的ActiveX控件，讓您在二次開發(fā)時，無論是面向基于Notes還是基于Exchange的系統(tǒng)，都游刃有余。根據(jù)局里面具體情況，可以在DocStorage的指導(dǎo)下利用自己力量開發(fā)，同時DocStorage也非常樂意直接為稅務(wù)提供系統(tǒng)集成服務(wù)。